Boite à outils, La liste à cocher de l’organisateur d’événement

La liste à cocher de l’organisateur d’événement

Ce n’est pas toujours facile en tant qu’organisateur d’événement de penser à tout. Voici donc une liste à cocher ! D’ailleurs, en tant qu’organisateur, n’hésitez pas à déléguer certaines catégories de tâches à des collègues. L’important, c’est de désigner un maître d’oeuvre.

 

La salle

 

⭆ Réservez la date pour votre salle en vous assurant que la capacité est suffisante.

⭆ Acceptez la soumission dans un délai de 30 jours, sinon vous risquez de perdre votre date.

⭆ Concevez un plan de la salle avec la personne responsable de la location.

⭆ Prévenez de tous les autres services que vous souhaitez obtenir de la part du locateur et les services que vous obtenez de l’externe.

 

Les invitations

 

⭆ Demandez une confirmation de la part de vos invités (si votre événement ne nécessite pas d’achat de billets).

Nourriture et boissons

 

⭆ Réservez votre traiteur et demandez une soumission.

⭆ Demandez à vos invités s’Ils ont des restrictions alimentaires ou allergies (à mentionner à votre traiteur).

⭆ Faites vos demandes spéciales d’alcool à une salle détentrice d’un permis deux semaines à l’avance, afin de passer la commande.

⭆ Prévoyez le coup pour les enfants.

 

Divertissement

⭆ Réservez votre divertissement (DJ, groupe de musique, animateur, etc.).

⭆ Donner le devis technique à votre locateur, afin que tout se déroule au mieux

⭆ Planifiez les souvenirs (photographe ou photobooth).

⭆ Prévoyez une playlist pour les moments où le groupe / le DJ / autre n’est pas en action.

⭆ Préparez une activité et un coin pour les enfants. Évitez les activités salissantes. Prévoyez un surveillant ou une méthode d’alternance pour surveiller les enfants.

 

Décoration

 

⭆ Visitez la salle.

⭆ Apportez ciseaux, colle, ruban adhésif et crayons marqueurs, bref, votre boîte d’artisanat, pour éviter qu’il manque quelque chose pour concevoir la décoration.

⭆ Prévoyez le coup : pourrez-vous rapporter chez vous toutes ces décorations lorsqu’il sera temps de libérer la salle ?

 

Logistique

 

⭆ Nommez une personne responsable lors de l’événement en cas de questions ou de problème.

⭆ Prévoyez des affiches avec les numéros de taxi ou un service de raccompagnement.

⭆ Donnez un déroulement de l’événement à la personne responsable de la location.

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