Ce n’est pas toujours facile en tant qu’organisateur d’événement de penser à tout. Voici donc une liste à cocher ! D’ailleurs, en tant qu’organisateur, n’hésitez pas à déléguer certaines catégories de tâches à des collègues. Toutefois, il est important de désigner un maître d’oeuvre.
La salle
Réservez la date pour votre salle en vous assurant que la capacité est suffisante.
Acceptez la soumission dans un délai de 30 jours, sinon vous risquez de perdre votre date.
Concevez un plan de la salle avec la personne responsable de la location.
Prévenez de tous les autres services que vous souhaitez obtenir de la part du locateur et les services que vous obtenez de l’externe.
Les invitations
Demandez une confirmation de la part de vos invités (si votre événement ne nécessite pas d’achat de billets).
Nourriture et boissons
Réservez votre traiteur et demandez une soumission.
Questionnez vos invités à savoir s’ils ont des restrictions alimentaires ou allergies (à mentionner à votre traiteur).
Faites vos demandes spéciales d’alcool à une salle détentrice d’un permis deux semaines à l’avance, afin de passer la commande.
Prévoyez le coup pour les enfants.
Divertissement
Choisissez et réservez votre divertissement (DJ, groupe de musique, animateur, etc.).
Donnez le devis technique à votre locateur, afin que tout se déroule au mieux
Planifiez les souvenirs (photographe ou photobooth).
Montez une playlist pour les moments où le groupe / le DJ / autre n’est pas en action.
Préparez une activité et un coin pour les enfants. Évitez les activités salissantes. Prévoyez un surveillant ou une méthode d’alternance pour surveiller les enfants.
Décoration
Visitez la salle avec la personne responsable des décorations de l’événement.
Apportez ciseaux, colle, ruban adhésif et crayons marqueurs, bref, votre boîte d’artisanat, pour éviter qu’il manque quelque chose pour concevoir la décoration.
Prévoyez le coup : pourrez-vous rapporter chez vous toutes ces décorations lorsqu’il sera temps de libérer la salle ?
Logistique
Nommez une personne responsable lors de l’événement en cas de questions ou de problème.
Prévoyez des affiches avec les numéros de taxi ou un service de raccompagnement.
Donnez un déroulement de l’événement à la personne responsable de la location.
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