Communication événementiel

Comment optimiser vos communications lorsque vous louez notre salle

Votre événement se passe chez nous et vous souhaitez avoir le plus grand nombre de participants possibles ? Voici quelques conseils et marches à suivre pour améliorer vos communications.

Pourquoi accorder de L’IMPORTANCE aux communications?

Nous fournir des informations claires, suffisantes et attrayantes est bénéfique pour vos communications et pour les nôtres. D’abord, vous pourrez, vous aussi, utilisez les textes que vous créez pour alimenter vos médias. De plus, en diffusant vos informations sur nos réseaux, nous augmentons le nombre de participants à votre événement !

Quels médias privilégier pour nos communications?

Déterminez premièrement quel est votre public cible. Ensuite, mettez-vous dans leur peau et tentez de voir quelle est leur routine lors d’une semaine typique. En effet, il faut penser à tout concernant les personnes visées : 

  • quels lieux fréquentent-ils?
  • quels médias utilisent-ils?
  • quel est leur budget (pour déterminer les prix)?
  • quelles sont les raisons qui les font sortir?
  • quelles sont les raisons qui font en sortent qu’un événement pourrait ne pas les intéresser ?
  • etc.
Vous voulez alleR vers le web et/ou préparer du contenu pour nos plateformes ?

Les outils de communication préférés de la plupart des plateformes en ligne sont la vidéo, puis les images et finalement le texte. Bien entendu, même pour une vidéo ou une image, il faut prévoir un descriptif et des mots clés. Donc, si vous avez le matériel, les moyens et les ressources, faire une vidéo promotionnelle sera un atout pour vous. Attention, si vous n’avez pas les moyens, il est préférable de ne pas tenter de faire une vidéo. 

Pour les images, privilégiez les dérivés de votre affiche. Cependant, votre affiche doit avoir un visuel attrayant et original ! D’ailleurs, ces images ne doivent pas contenir trop de texte puisque les images sont souvent accompagnées de textes qui décrivent l’événement. Notamment, gardez le texte pour le site web, l’événement Facebook, l’infolettre, le communiqué de presse, etc.

Pour les textes, prévoyez un long texte que vous pourrez décliner pour tous les médias. Par exemple, faites un texte de 500 mots qui comprend le descriptif de l’événement, la biographie des artistes, la description de votre organisation, etc. Évidemment, la version longue est optimale pour le site web, le communiqué de presse et l’infolettre tandis que pour les réseaux sociaux, une version courte est à prioriser.

Augmenter votre audience, Augmenter vos ventes !

N’oubliez pas, des publications ordinaires, comme vous le faites toujours, n’iront pas chercher une grande audience. En outre, demandez à vos partenaires de partager l’information. Vous pouvez également utiliser les organisations dont vous êtes membres pour partager votre événement telles que CULTURAT, Tourisme ATla Chambre de commerce et d’industrie de Rouyn-Noranda et les autres organismes qui possèdent un calendrier sur leur site. 

De plus, vous pouvez organiser des concours qui incitent les gens à partager la publication. Les employés de votre organisation peuvent inviter leurs amis qui sont susceptibles de participer. Ainsi, ceux-ci indiquent sur les réseaux sociaux qu’ils sont intéressés ou qu’ils participent. Ils font également du bouche-à-oreille pour vous.

D’un autre côté, il ne faut pas négliger la publicité. L’important est de bien cibler votre public dans vos publicités. Par exemple, décidez d’une tranche d’âge, de la région et du centre d’intérêt. D’ailleurs, choisissez les médias préférés par votre audience (magazines, journaux, télévision, radio, web, réseaux sociaux) dans votre région.

Comment optimiser vos éléments pour nos médias (et peut-être les vôtres) ?

D’abord, vos images doivent être de bonne qualité. Peu importe son format, votre image doit être de 300 PPP. Dès le départ, il est préférable d’avoir un grand format. Ainsi, votre image pourra être utilisée pour votre affiche et adaptée pour les médias que nous avons peut-être en commun : 

De plus, nous aurons besoin de votre logo en format vectoriel (eps ou ai). Une description de votre organisation est également ajoutée, ainsi que vos coordonnées.

En ce qui a trait aux textes, nous écrivons toujours le texte de notre site web en premier. Celui-ci doit comprendre minimalement 300 mots. De plus, il doit comprendre suffisamment de mots de transition. Il doit également comprendre les mots clés que vous souhaitez utiliser pour que les gens trouvent votre événement. De surcroît, votre texte doit être séparé en paragraphes. Plus il est long, plus il doit avoir d’intertitres. Même s’il est long, vous devez éviter les répétitions. Par exemple, ne commencez pas vos phrases de la même façon. Il est également conseillé d’utiliser la voix active dans votre texte. Évitez les verbes avoir et être et favorisez le temps de verbe au présent. Prévoyez également des mots clés pour bien référencer votre page, vos images et vos vidéos.

Si vous avez une vidéo, envoyez-nous-la en format téléchargeable. Nous pourrons ainsi mieux l’utiliser pour nos communications.

Finalement, plus vous publiez sur vos réseaux, plus nous serons en mesure de retransmettre l’information sur les nôtres. Tous ces éléments peuvent permettre d’alimenter différents médias : 

  • article sur votre événement
  • biographie d’un artiste ou d’un personnage
  • éléments loufoques sur la production
  • image indiquant le nombre de jours restants avant votre événement
  • promotion
Les autres médias ne doivent pas être négligés !

D’abord, avoir une affiche est un élément important. Évitez de la surcharger d’informations. Les informations importantes sont :

  • le titre;
  • les artistes;
  • la date et l’heure;
  • le lieu;
  • où acheter des billets (site web et lieu facebook);
  • le prix des billets;
  • les icônes des réseaux sociaux où on peut vous trouver.

Ensuite, il est important de poser vos affiches dans le plus grand nombre d’endroits. La Ville a mis à notre disposition 38 colonnes Morris dans des endroits passants. N’oubliez pas votre brocheuse. De plus, vous pouvez demander aux différents commerces, restaurants, dépanneurs et autres lieux d’exposer votre affiche. Nous vous conseillons aussi d’amener votre ruban adhésif et votre gommette.

La prochaine étape est d’envoyer un communiqué de presse aux différents médias de votre ville ou de votre région si vous jugez la pertinence de le faire. Ceux-ci préfèrent les communiqués concis puisqu’ils en reçoivent plusieurs par jour. Si vous faites une conférence de presse, nous vous conseillons de le faire en début de semaine. Ainsi, les médias ont toute la semaine pour parler de votre événement. De plus, évitez de communiquer aux médias lors de gros événements médiatiques.

Finalement, comme nous l’avons dit plus tôt, utilisez les médias que votre public cible consomme. Il est préférable d’investir temps et argent aux bons endroits. Une des règles en communications est de viser juste plutôt que de ratisser large.

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